Gestión multicuenta para agencias sin contraseñas compartidas
La contraseña compartida funciona todos los días, hasta el día que no. Roles, permisos granulares y aislamiento de datos para operar veinte cuentas sin rezar.
En algún documento compartido de tu agencia hay una lista de contraseñas. Está la del Business Manager, la de Google Ads, la del correo «marketing@» de un cliente que se fue el año pasado. Media agencia sabe dónde encontrarla. El analista que renunció en marzo, también.
La gestión multicuenta para agencias suele crecer así: primero dos cuentas y una contraseña compartida, después veinte cuentas y la misma contraseña. Funciona todos los días, hasta el día que no, y ese día no avisa antes. Esta nota repasa el riesgo concreto y la alternativa: roles y permisos en lugar de confianza y memoria.
La contraseña compartida es una deuda, no un acceso
Los problemas de la credencial compartida son específicos y medibles. No queda rastro de quién entró ni cuándo, así que un cambio raro en una campaña no tiene autor. Revocarle el acceso a una persona implica cambiar la contraseña para todas las demás y redistribuirla (por WhatsApp, casi siempre). El segundo factor queda atado al teléfono de una sola persona, que un día está de vacaciones. Y un phishing exitoso sobre cualquier miembro del equipo no expone un cliente: expone la cartera completa.
“El acceso que no podés revocar en cinco minutos no es un acceso: es una deuda.”
RBAC: la base de una gestión multicuenta sana
RBAC (control de acceso basado en roles) invierte la lógica: los permisos se definen por rol, no por persona, y cada rol recibe el mínimo necesario. Un administrador configura integraciones y usuarios. Un analista ve y trabaja las cuentas de los clientes que tiene asignados, no toda la cartera. Un rol de solo lectura mira sin poder tocar. Cuando alguien cambia de función, cambiás su rol; cuando se va, desactivás su usuario y el acceso muere ahí, sin rotar contraseñas ni avisarle a nadie.
En Metrix, cada cliente es una agrupación dentro del workspace de la agencia, con permisos granulares por rol. Sumar un analista nuevo es crear su usuario y asignarle sus clientes: nada que compartir, nada que acordarse de borrar después. La conexión con las plataformas tampoco depende de contraseñas: es OAuth de solo lectura.
Qué ve el cliente y qué ve tu equipo
Un permiso bien puesto también ordena la relación comercial. El cliente con acceso de solo lectura ve sus KPIs: inversión, resultados, costo por resultado. No ve a los otros clientes de la agencia, ni las notas internas, ni nada que no sea suyo. Tu equipo, en cambio, ve la cartera completa y puede filtrar por cliente, comparar cuentas y detectar patrones que se repiten. Esa transparencia selectiva cambia la reunión mensual: el cliente llega habiendo visto los números, como desarrollamos en la nota de reporting para agencias.
Aislamiento entre workspaces: la pared que no se ve
Queda la capa que no se nota hasta que hace falta: cada workspace tiene aislamiento completo de datos respecto de los demás, y las credenciales OAuth quedan encriptadas con AES-256 en reposo. Nadie del equipo ve tokens ni claves, porque no hay claves que ver. Y como el acceso a las plataformas es de solo lectura, ni siquiera un usuario comprometido puede editar campañas o presupuestos desde la herramienta: el daño posible tiene techo por diseño.
Cinco movimientos para esta semana
- Inventariá los accesos: una planilla de dos columnas, persona y cuentas a las que puede entrar. En agencias de más de cinco personas, este ejercicio siempre encuentra al menos un acceso que nadie recordaba.
- Revocá ex-empleados hoy: Business Manager en la sección Personas, Google Ads en Acceso y seguridad. No mañana: hoy.
- Sacá el segundo factor del teléfono de una sola persona: que la recuperación de cada cuenta raíz sea un procedimiento escrito, no una costumbre.
- Reemplazá contraseñas compartidas por accesos nominales en las plataformas, y por OAuth de solo lectura en las herramientas de monitoreo.
- Asigná roles mínimos: nadie necesita ser administrador por las dudas. Cada permiso de más es superficie de error gratis.
Nada de esto suma trabajo recurrente; al contrario, es la base para escalar la agencia sin sumar horas: los procesos que dependen de personas puntuales no escalan, los que dependen de roles sí.